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  • 档案管理制度 (试行) 当前位置:首页 > 规章制度 > 档案管理制度 (试行)

     

    档案管理制度 (试行)

     

     

    一、总则

    1、为加强本公司档案管理制度,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案特制定本制度

    2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

    3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

    二、文件材料的收集管理

    1、公司指定办公室专人负责文件材料的管理

    2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档至办公室;

    3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集

    4会议文件及会议纪要公司办公室收集交总经理审阅后归档至办公室;

    5、归档的文件材料应为文字文件和电子文件,归档后的电子文件由公司办公室的专人保管。

    三、归档范围

    1、重要的会议材料(红头文件),包括会议的通知、报告、决议、总结、发言、会议记录、会议录像

    2、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书等;

    3、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等;

    4、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料

    5、公司员工的个人资料、档案以及劳动、工资、福利方面的文件材料

    6、公司的大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等

    7、公司各类工程项目资料等。

    四、归档要求

    1、遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用

    2、归档的文件种、份数以及每份文件的页数均应齐全完整

    3、在归档的文件中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档

    4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷

    5、档案文件应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列

    6、案卷封面,应逐项按规定用签字笔书写,字迹要工整、清晰。

    五、档案管理人员职责

    1、按照有关规定做好文件的收集、整理、分类、归档等工作

    2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档

    3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

    、档案的使

    1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准

    2、档案借阅随借随还。对借出档案,档案管理人员要及时催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理

    3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任

    4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制

    5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等

    6、不准转借,必须专人专用

    7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续

    8本规定自发布之日起执行

    9、本规定解释权为办公室所有。 

                                                  

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