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      物资采购管理办法 (试行)     1. 目的 为提高采购工作效率,规范采购行为,提高采购质量,公司根据相关法律法规制定本办法。 2. 适用范围 公司所有外购物资原则上实行集中统一采购。采购部可根据实际情况,提出集中采购和自行采购的具体范围和标准,报公司领导同意后实施。凡已列入集中采购范围的物资,各部门不得自行采购,否则财务有权拒绝报销。 3. 工作职责 3.1采购部负责公司所有外购物资的采购工作,承担公司固定资产、原材料、低值易耗品等物资的采购工作; 3.2财务部作为公司采购工作的内部监督部门,对采购部物资采购进行监督。 4. 采购方式 4.1根据公司物资的性质、使用情况等,公司物资采购分为经常性项目的采购和非经常性项目的采购,并确定与此相适应的采购方式; 4.2物资采购遵循公开、公正、公平的原则; 4.3经常性项目的采购 4.3.1经常性项目包括食堂原材料、办公用品、园区生产物资、建筑维修材料等项目; 4.3.2经常性项目采用协议采购方式。协议采购是指对纳入集中采购范围内的经常性采购项目,通过公开招商方式确定一定时期内相对固定供应商所发生的采购行为; 4.3.3经常性项目采购协议供应商的确定,原则上实行公开招商确定。 4.3.3.1公开招商确定。采购部根据协议采购项目的要求,依据国家有关法律法规及公司管理办法,制定组织实施方案,编制招商文件,经公司领导小组审核后,发布招商公告,按规定程序组织招商活动。招商工作结束后,在相关媒体上公布招商结果,公开接受监督,在7个工作日内如无投诉,采购部下达中标通知书,由采购部代表公司与中标供应商签订采购协议。经学校公开招标、招商确定的供应商,则自动纳入公司供应商; 4.3.3.2应标供应商数量达不到公开招商规定的数量时,由采购部报公司审核后,可转为其他采购方式或重新招商确定协议供应商; 4.3.3.3协议供应商应具备下列资格: a)具有合法工商营业执照; b)具有良好的商业信誉;  c)有固定的经营场地、完善的物流配送体系和售后服务队伍; d)具有履行协议采购项目相适应的设备、专业技术能力和维修能力或相适应的服务能力; e)安全、卫生、环保等符合国家行业强制性标准; f)招商文件规定的其他条件。 4.3.4采购协议的内容: 4.3.4.1采购项目的供应范围; 4.3.4.2采购项目的名称、规格、技术要求和服务要求; 4.3.4.3协议采购期间履约保证金的数额; 4.3.4.4资金结算办法; 4.3.4.5供应商对协议项目(产品)或服务的价格、质量和售后服务的承诺; 4.3.4.6供应商对协议采购项目的管理措施; 4.3.4.7供应商的联系方式;  4.3.4.8双方的权利义务及违约责任的界定与处罚; 4.3.4.9其他有必要签订的事项。 4.3.5协议采购项目的协议供应商应在2-3家;产品、服务或市场来源单一的协议供应商根据行业特点另行确定。 4.3.6协议供应商只具有在协议期间供货的资格。 4.3.7协议采购项目供货价格的确定: 采购部应通过实地调查等形式收集价格信息,包括主要批发市场信息、政府价格信息、其他采购信息等,结合供应商报价,科学合理地确定一定时期内的采购控制价,该价格不高于区域内同行采购中心价。每次确定的价格应报分管领导审批。 4.4非经常性项目的采购 4.4.1非经常性采购项目包括办公自动化设备、办公家具、交通工具等固定资产、耐用品及其他零星物品项目等; 4.4.2非经常性采购项目采取公开招标或邀请招标、询价采购和零星采购几种方式,由采购部根据采购数量的多少和资金的大小,依据公司相关规定确定采购方式; 4.4.3固定资产的采购应执行预算管理。各部门应于每年11月申报下一年的固定资产采购计划,报财务汇总,经总经理办公会议确定后,由采购部按计划组织采购。确系工作需要,临时急需采购资产、设备,应由使用部门提交申请,经过相应的审批程序后予以办理(分类批准)。 4.4.4固定资产、低值易耗品(耐用品)采购时按有关规定应实行招标采购,但生产厂家或供应商在三家以下,或有效同类物资参加竞争的厂家少于三家的,或专业性较强的特殊物资设备,用招标方式不能引发竞争的,经公司领导或办公会议批准可采用询价或零星采购方式采购; 4.4.5询价采购方式应当遵循下列程序:成立询价小组,询价小组由采购部、使用部门和财务部共3人以上(含3人)的单数组成;确定被询价的供应商条件,询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家(含3家)的供应商;发出询价通知书,要求供应商一次性报出不可更改的价格;根据“符合采购需求、质量和服务相等且报价最低”的原则确定成交供应商; 4.4.6零星采购方式采购时应当遵循下列程序:采购部接到《物资计划采购审批单》后,由采购部派遣采购员采购;采购员一般应两人以上(含两人);采购员采购时应开展多方询价、比价、议价,按照“货比三家”的原则,确定采购商品; 4.4.7对技术性较强或有特殊要求的采购项目,采购部应要求使用部门的有关专业人员共同参与采购,使用部门应派员参与; 4.4.8各类物资的《物资计划采购审批单》、《出/入库单》由财务部统一印制,其他部门不得印制。使用部门申购时向财务部领取。 5. 物资申购 5.1由协议供应商供货的物资,其申购程序如下: 5.1.1生产仓库物资和维修仓库物资由仓库保管员填写《物资计划采购审批单》,并经使用部门确认签字审核签署意见后报采购部,由采购部报供应商;使用部门向仓库领取所需物资; 5.1.2食堂原材料由指定专人填写采购菜单,并经食堂主管领导审核后报采购部,由采购部报供应商; 5.1.3应急抢修材料经公司领导确定后由使用部门直接报采购部,采购部立即采购或授权使用部门自行购买,事后应补办相关手续。特殊情况下使用部门可直接报采购部。 5.2固定资产的申购程序: 5.2.1 固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在二千元(含二千元)以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产,包括房屋建筑物、机器设备、车辆和其他固定资产; 5.2.2使用部门需要申购固定资产的,应填写《物资计划采购审批单》,经分管领导审核,公司总经理审批,二万元以上(含二万元)由公司办公会审批同意;
        5.2.3单台或批量同类设备金额在万元以上(含万元)的,同类设备年采购量在万元(含万元)以上的,通过公开招标方式采购;达不到上述要求的,采用询价方式采购。
    5.2.4单一采购,商务洽谈
    5.3低值易耗品(耐用品)申购程序:
    5.3.1低值易耗品(耐用品)是指: a)单位价值在二千元以上(含二千元),使用年限在一年以下的小型设备、家具、办公用品及配件; b)单位价值在二千元以下,使用年限在一年以上的小型设备、家具、办公用品及设备。 5.3.2使用部门申购时,填写《物资计划采购审批单》,并按下列权限审批后报采购部:
        (1)采购金额在二千元以下的,由中心负责人审批;
        (2)采购金额在二千元(含二千元)以上五千元以下的,由分管领导审批;
        (3)采购金额在五千以上(含五千元),由公司办公会议审批;
    6. 物资验收 6.1入库物资由仓库保管员根据订单验收,填写《入库单》,并在《入库单》签字;食堂原材料由仓库保管员和使用部门根据订单验收并在《验收单》签字,交于使用部门;固定资产等由使用部门资产管理员根据订单验收; 6.2验收时要依据订单逐一核对到货物品的品名、规格、数量、质量、产地、单价、金额、生产日期等。验收合格方可入库或接收,凡与订单不符合的货物,可以拒收; 6.3凡对单验收,发现数量、质量不符合要求,要做好记录,及时告知采购员并上报部门经理,并按以下规定处理: 6.3.1凡质量不符合要求的,应要求供应商立即调换合格商品再进行验收,否则,应予全部退货; 6.3.2凡临近保质期(有效期)的物品,使用部门无法在保质期(有效期)内使用完的,可拒绝验收。 7. 采购监督 7.1在采购过程中,采购部应当及时将采购活动特别是评标、定标或谈判、询价情况进行详实的记录,以便今后检查; 7.2采购部应将每项招标采购活动的文件进行留档,并上交档案室归档保存; 7.3采购部要与使用部门加强沟通,相互配合,及时反馈信息,保证采购质量。仓库和使用部门对采购质量进行监督; 7.4采购部必须建立并严格执行具体的廉政管理规定,加强对采购人员的思想政治教育。采购人员有违纪行为,根据情节轻重给于行政、经济处罚,触犯刑律的,移交司法机关处理。 8.本办法自公布起实行,最终解释权归办公室所有。                                                                                                    
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